Обязанностей у секретаря немало, но их объединяет единая цель: оказание руководителю максимальной помощи в работе и экономии времени. Секретарю необходимо работать с документацией, телефоном, факсом, заниматься приемом и распределением звонков, общаться с посетителями, организовывать встречи, совещания, командировки руководства.

Обязанности секретаря

Нередко в небольших организациях на секретаря возлагаются еще и функции делопроизводителя. К ним относят ведение и управление официальными бумагами, составление документов, организация движения и деятельности с ними, ведение учета и хранения.

При не слишком существенном объеме это входит в обязанности секретаря. Если же объемы очень большие, вводится должность делопроизводителя, требующая специального образования. Основная деятельность секретаря – работа с офисной техникой и документами. Требуется внимательность, аккуратность.

Преимущественным моментом становится знание иностранных языков. При составлении резюме в обязательном порядке указывают уровень владения ими.

Конкретной специализацией образование отличаться в обязательном порядке не должно. Однако непременным условием является его суть, связанная с умением анализировать данные, нахождением подхода к людям.

В личных качествах не лишне упомянуть о собранности, организованности и коммуникабельности. Секретарь является лицом компании. Должность достаточно ответственна.

В обязанности включены распределение телефонных звонков, встречи посетителей. Принято считать секретарскую работу начальным этапом карьерной лестницы. Но для такого трамплина обязателен довольно высокий уровень образования.

Внешний вид секретаря – визитная карточка предприятия. Обязанности могут ограничиваться исключительно подачей кофе и приемом звонков, но вероятно расширение в вид составления важнейших документов и организации отдыха руководства и его семьи.

Поэтому в составляемом резюме важно указывать достижения. Это обязательно даже в том случае, если предыдущее место работы являлось курьерской должностью. Указание достижений дает потенциальному работодателю понимание того, что соискатель умеет подводить своеобразные итоги своей деятельности на рабочем месте и навыки выделения ключевых моментов опыта.

Успехи

Достижения всегда показательны, так как инициативные и продуктивные сотрудники интересны любому работодателю. Указывать достижения лучше всего при помощи конкретных цифр либо фактов.

Достаточно упомянуть несколько ключевых моментов, но действительно значимых и важных. Это позволит без перегрузки раздела огромным количеством информации выделить основное. При перечне главных свершений следует подчеркнуть, какую выгоду либо пользу получила компания.

К примеру, указав успехи, можно завершить предложение фразой о том, что внедрение обеспечило снижение расходов фирмы на определенное количество процентов. Описывать свои достижения важно правильно. Не следует превращать резюме в подобие должностной инструкции. Даже если для описания опыта этот документ и взят за основу, есть смысл тщательно проверить все формулировки.

Иногда успехи описывают от первого лица. Эти формулировки слегка противоречат общему концепту резюме. Лучше воздерживаться от их употребления. Более удобны и обоснованы варианты «была внедрена», «была реализована стратегия..., что обеспечило...» и так далее.

Можно сослаться на какие-либо наиболее значимые успехи в сопроводительном письме, отправляемым вместе с резюме. После чтения такого послания работодатель либо менеджер наверняка пожелает ознакомиться и с прилагаемым документом.

Свои достижения могут быть даже на рутинной работе. Среди них есть наиболее выигрышные:

• успешное прохождение нескольких проверок;
• ускорение документооборота на предприятии внедрением и разработкой совместно с отделом программирования электронной базы;
• организация успешного перехода крупной компании с версии 7.7 «1С:Предприятие» на 8.3;
• повышение эффективности деятельности планового отдела за счет внедрения автоматизации расчетов, что обеспечило сокращение штата экономистов в два раза.

Важно описывать действительно достигнутое. Не следует присваивать успехи главного бухгалтера, если его обязанности не входили в выполняемые функции. А некоторых случаях при смене рода деятельности возникает необходимость приближения побед к новым задачам карьерного роста.

Профессиональные достижения демонстрируют реализованные в ходе деятельности задачи и цели. Они могут являться следствием проявления необходимого набора качеств. Для руководителя это означает немало.

Так, среди успешных вариантов могут значиться:

• координирование работы топ-менеджеров компании;
• подготовка договоров, необходимой документации на подписание;
• прием звонков с их распределением;
• отправка, получение и регистрирование корреспонденции;
• встреча и координация гостей;
• помощь и организации корпоративных мероприятий;
• Travel-поддержка;
• административная поддержка руководителя;
• обеспечение всем необходимым для полноценного функционирования;
• координирование деятельности клининговой и курьерской служб;
• стрессоустойчивость и бесконфликтность, прекрасные навыки общения с людьми;
• приятная элегантная внешность;
• навыки пользования офисной техникой;
• умение работать с конфиденциальной информацией;
• владение ПК, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook и другими компьютерными программами работы с электронной почтой, «Консультант Плюс», Lotus на уровне продвинутого пользователя.

В число успешных примеров составленных резюме входят те, в которых указаны и выполняемые обязанности. Также есть смысл поставить в известность потенциального работодателя о причинах, вследствие которых не состоялось официальное трудоустройство ранее.

Значимость указания достижений

Вариантом удачного указания необходимых качеств в свете требований к соискателю может служить следующее:

• организация жизнедеятельности офиса: заказ воды, кофе, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки;
• перевод документации, в том числе технической;
• работа с оргтехникой;
• консультирование клиентов по услугам компании;
• организация встреч VIP-гостей;
• обеспечение приятной и комфортной рабочей обстановки.

В качестве причин ухода с прежнего рабочего места есть смысл указывать реальные причины. К примеру, труд без официального оформления, по гражданско-трудовому договору. Обязательно прикладывается соответствующий документ.

В числе вариантов допускаются: при рассмотрении предложений какие-либо объективные причины не приводили к трудоустройству;

• большая удаленность места будущей работы от места жительства (неудобно добираться);
• несоответствие обязанностей заявленным в объявлении;
• непрозрачные условия оплаты;
• несоблюдение ТК;
• переквалификация, творческий отпуск, семейные обстоятельства.

В перечне профессиональных навыков и умений указывают те, что способствуют достижениям. Это могут быть ответы на звонки, регистрация их с информированием руководителя, составление плана работ начальника, выполнение поручений, составление служебных записок, работа с любыми документами.

Очень неплохо упомянуть об опыте выдачи поручений сотрудникам от руководителя и контроле их исполнения, поиск подрядчиков для отдельных задач, обеспечении рабочего места руководителя необходимыми средствами в виде канцпринадлежностей, техники, содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников, ведение архива дел и документов, обеспечение их сохранности, передача в архив, организация командировок руководителя, заказы билетов авиа и железнодорожных, бронирование гостиниц.

Профессиональные достижения в резюме – важная его часть. Ни в коем разе не следует пренебрегать ею при самостоятельном составлении резюме и надежде на произведение благоприятного впечатления на работодателя. Из трудового опыта выделяют действительно свои заслуги, участие в проектах, реализацию каких-либо задач, повышение квалификации. Какие-либо достижения можно выделить в любой сфере деятельности.

Не нужно стесняться немного хвалить себя. Это поможет сделать резюме интересным работодателю. Тогда и приглашение на собеседование ждать себя не заставит.

Должность секретаря разносторонняя и ответственная – вам необходимо будет выполнять поручения руководителя, встречать посетителей, иметь дело с документацией, при этом всегда опрятно и прилично выглядеть. В своём резюме обязательно вставьте фото, ведь помимо ваших навыков, работодатель также будет оценивать и внешние данные (аккуратная причёска, деловая одежда, хороший маникюр).

Конечно основная работа секретаря – работа с бумагами, нужно быть внимательным, аккуратным, уметь работать с офисной техникой. Знание иностранных языков даст вам преимущество среди других кандидатов, укажите в резюме уровень владения иностранными языками. Образование не обязательно должно быть конкретной специализации, главное, чтобы основная его суть была связана с ведением документации, умением анализировать данные, находить подход к людям. В личных качествах упомяните организованность, собранность и коммуникабельность.

Смотрите также другие примеры резюме:

Скачать образец резюме секретаря:

Дьяченко Маргарита Юрьевна
(Margarita Dyachenko)

Цель: Замещение должности секретаря руководителя.

Образование:

сентябрь 1992 г. – июнь 1995 г. Техникум учёта и механизации, финансовый факультет, специальность – «документоведение», диплом младшего специалиста (дневное отделение).

Дополнительное образование:

январь 2000 г. – апрель 2000 г. Курсы повышения квалификации.

Опыт работы:

Архивариус

август 1995 г. – январь 2000 г. ГП Центр статистики г. Львов.
Функциональные обязанности:
— хранение архивных документов;
— регистрация и систематизация архивных документов;
— выдача документов и контроль их возврата;
— периодическая инвентаризация.

Секретарь руководителя

апрель 2000 г. – май 2010 г. ООО «Стройматериалы», г. Львов,
Функциональные обязанности:
— регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
— отправка почты;
— подготовка писем;
— приём звонков;
— поддержка работоспособности в офисе;
— организация мероприятий;
— приём гостей и посетителей.

Профессиональные навыки:

— Уверенный пользователь ПК;
— Владение офисной техникой (сканер, принтер, факс);
— Грамотность речи и письма;
— Знание делового этикета;
— Владение языками: русский и украинский языки свободно; английский – свободно.

Личные качества:

— коммуникабельность,
— ответственность,
— презентабельная внешность,
— пунктуальность,
— исполнительность,
— усидчивость,
— организованность.

Дополнительные сведения:

Семейное положение: замужем.
Дети: есть.
Возможность командировок: нет.

Надеемся, что составленный нами образец резюме на должность секретаря, помог вам в создании своего резюме на работу. Вернутся в раздел ..

Секретарь выполняет работу по организации, распределению и обеспечению деятельности руководителя. Секретарь в первую очередь это помощник руководителя в разных организационных вопросах. Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой. Функции секретаря очень разнообразны, но в целом они объединены одной целью - это оказание максимальной помощи руководителю в его работе и экономия его времени. В задачи секретаря обычно входят, работа с документами, работа с телефонном и факсом по приему и распределению звонков, работа с посетителями, организация встреч, совещаний и командировок руководства и другая помощь. Более подробно обязанности секретаря можно увидеть в приведенном ниже примере резюме секретаря .

В небольших организациях часто секретарь выполняет функции делопроизводителя. Делопроизводитель обычно занимается ведением и управлением официальными документами, составляет документы, организует их движение и работу с ними, ведет учет документов и их хранение. Если объем переписки не очень большой, то эти функции выполняет секретарь. Тем не менее, делопроизводство это отдельная профессия, которой в компаниях с большим объемом документов занимаются отдельные сотрудники - делопроизводители, имеющие специально образование.

Образец резюме секретаря

Фамилия Имя Отчество

Город: Москва, т. 011-111-22-33 e-mai: [email protected]

Секретарь / секретарь-делопроизводитель / секретарь-референт / секретарь со знанием английского языка

КРАТКАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Надежный и исполнительный секретарь с опытом работы с конфиденциальной информацией и умением работы с документами и ведением делопроизводства, с хорошим знанием английского языка и отличными навыками общения с людьми.
Дата рождения: 29.02.1990г.
Ожидаемый уровень оплаты труда: 15 000 руб.
График работы: полный рабочий день

ОПЫТ РАБОТЫ

Ресторан "Облако": с июля 2011 по настоящее время
Должность: секретарь делопроизводитель со знанием английского языка
Обязанности:

Прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов.
Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя.
Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю
Организация и проведение телефонных переговоров руководителя.
Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов.
Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя.
Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе.
Организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений работников.
Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив.
Организация командировок руководителя, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
Выполнение отдельных служебных поручений.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ

Умение вести делопроизводство.
Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми.
Элегантная приятная внешность.
Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс.
Умение работать с конфиденциальной информацией.
Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word , Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.

ОБРАЗОВАНИЕ

Основное образование: среднее специальное
Тульский Бизнес Колледж
Годы учебы: c 2007 по 2009 г.г.
Диплом по специальности "делопроизводство, документационное обеспечение управления и архивирование". "

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Семейное положение: не замужем
Дети: нет
Иностранный язык: английский (среднее)
Возможность командировок: нет
Возможность переезда в другой город: нет

Приятная внешность, элегантна, коммуникабельна, с умением избегать конфликтов, ответственна, аккуратна, исполнительна, быстро обучаема, без вредных привычек.

Кто такой секретарь референт?

Почему иногда в названиях вакансий пишут не просто секретарь, а секретарь-референт. Чем отличается секретарь референт от обычного секретаря? Само слово "референт" в переводе с латыни означает сообщающий, относящий, воспроизводящий. Одно из значений слова "референт" - это докладчик, делающий доклад или читающий реферат. Т.о. слово "референт" в названии должности секретаря подразумевает дополнительно к обычным обязанностям секретаря еще следующие: подготовка докладов и выступлений, подготовка проектов документов, сбор и подготовка информационно-аналитических материалов, и т.д. Часто от секретаря-референта требуется знание иностранных языков. Условно можно считать, что в отличие от обычного секретаря, в обязанности которого входит работа с уже готовыми документами, секретарь-референт участвует в процессе создания документов, занимается еще и подготовкой документов и сбором необходимой информации для их подготовки.

Должна ли быть фотография в резюме секретаря?

Должность секретаря предполагает общение с людьми, поэтому внешность секретаря играет не последнюю роль в принятии решения о выборе того или иного кандидата на эту должность. К вопросу нужна ли фотография в резюме следует подходить крайне осторожно. Тем не менее, сопроводить в резюме секретаря фотографией будет вполне оправдано. Если у вас нет подходящей фотографии или вы не знаете, какую фотографию выбрать, обратите внимание так же на советы как улучшить свою фотографию для резюме на этом сайте.

Бывают случаи, когда непросто вспомнить или сформулировать ваш опыт работы и профессиональные навыки, особенно если работа секретаря уже стала для вас обычным делом. В этом случае исполняемые обязанности как бы размываются и не кажутся вам такими уж важными, а само собой разумеющимися обязанностями каждого уважающего себя секретаря. Но для работодателя это не так. Чем более подробно вы опишете свой опыт работы, тем больше шансов, что именно ваше резюме заинтересует работодателя. В этом вам может помочь раздел: личные достижения для резюме . Если вы ищите пример резюме секретаря-референта , то возможно вам будут полезны подобранные нами личные качества секретаря для резюме .

Личные качества для резюме секретаря

• Приятная аккуратная внешность.
• Коммуникабельность.
• Элегантность.
• Отсутствие вредных привычек.
• Стрессоустойчивость.
• Исполнительность.
• Бесконфликтность и умение избегать конфликтов.
• Точность и пунктуальность.
• Хорошее знание иностранного языка.
• Активность и высокая работоспособность.
• Легкая обучаемость.
• Умение работать с офисной техникой, компьютерными программами, интернет и электронной почтой.
• Честность, порядочность.
• Умение работать с конфиденциальной информацией.
• Отличные навыки общения с людьми, доброжелательность.
• Умение вести делопроизводство и работать с документами.
• Умение планировать и эффективно организовывать свое рабочее время и время руководителя.
• Грамотная речь. Знание основ культуры речи.
• Огромное желание работать. Умение работать в команде.
• Любовь к своей профессии.

Работа секретаря интересная, разносторонняя и очень ответственная. Этот человек должен выполнять разного рода задания руководителя, организовывать встречу посетителей и гостей, работать с документацией и всегда иметь презентабельный вид. Прежде чем составлять резюме на должность секретаря, изучите следующие важные рекомендации.

Каким должен быть хороший секретарь?

Преимущественно секретарь имеет дело с «бумажной» работой, поэтому он должен быть аккуратным и внимательным. Обязательно должны присутствовать навыки работы с компьютером, основными офисными приложениями и оргтехникой.

Дополнительным преимуществом будет знание иностранного языка, в особенности, если компания-работодатель имеет зарубежных партнеров.

Специализация образования особого значения не имеет. Главное, чтобы его главная суть пересекалась с ведением документов, анализом информации, умением оперативно находить подход к людям.

Среди важных личных качеств секретаря можно отметить:

• общительность;
• приветливость;
• собранность;
• презентабельный вид;
• организованность.

Обязательно приложите к резюме фотографию. Секретарь должен иметь деловую одежду, соответствующий маникюр и аккуратную прическу.